v  NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La administración de un Archivo requiere una serie de medidas de control que conlleven a evitar la pérdida de documentos y a garantizar la seguridad. El mayor denominador encontrado en los archivos son las condiciones desfavorables a las que están expuestos, tanto los documentos como las personas que allí laboran, lo cual, en muchos casos, se derivan situaciones de riesgos.

Como lo plantea la restauradora Clemencia García en el boletín Contacto N° 9, emitido por el archivo General de la Nación, esta situación se presenta por los inadecuados estados de conservación y mantenimiento de los documentos y sitios de trabajo, producto de muchos factores entre los que se cuenta la desidia institucional y el desconocimiento de las obligaciones que tienen las entidades frente a la custodia, preservación y conservación de sus archivos, normativa contenida en leyes, decretos y resoluciones. En este orden de ideas, el riesgo que representa trabajar en archivos en estas condiciones es constante, pues diariamente el personal debe enfrentarse a ambientes poco saludables, que afectan su calidad de vida

Los archivistas al igual que los demás grupos de trabajadores en el desarrollo de sus actividades laborales se ven expuestos a una serie de riesgos no solamente propios de sus quehaceres, sino también de factores que en ocasiones carecen de importancia y que por desconocimiento no se les presta la atención necesaria acarreando con el tiempo problemas en la salud física y mental de estos trabajadores

TUNEL DEL CARPOTENDINITIS MICOSIS

                                             

            

SALUD OCUPACIONAL

Es el conjunto de actividades interdisciplinarias tendientes a mantener y mejorar las condiciones de vida, controlando las situaciones de riesgos para la salud, disminuyendo la posibilidad  de ocurrencias en los accidentes y las enfermedades.

Las actividades de la salud ocupacional dependen del compromiso de todos y cada uno de los colaboradores de la empresa. Ellas abarcan 4 grandes áreas: Medicina Preventiva y del trabajador, Higiene Industrial y Seguridad Industrial.

En Colombia el campo  de la salud ocupacional, se encuentra, enmarcado en toda la reglamentación dada a través del Sistema General de Riesgo Profesionales contenida en la ley 100 de 1993 la cual tiene como objeto proteger al trabajador bajo el esquema de seguridad Social Integral y establece el Sistema de Riesgos Profesionales.

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Un sistema de gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional según IRAM  y/o según OHSAS, contribuye fuertemente a la mejora en la prevención de los accidentes y en consecuencia a la rentabilidad de la empresa.
Norma IRAM 3800 y Especificación OHSAS 18001

Ambas establecen los requisitos que debe cumplir un sistema gestión de seguridad y salud ocupacional para que las organizaciones puedan optimizar el rendimiento de su sistema, así como controlar eficazmente los riesgos asociados con sus actividades.
Beneficios

Los beneficios esperados por la implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional son:

Minimizar el riesgo a empleados, instalaciones y otros
* Mayor control sobre el cumplimiento de los requisitos legales.
* Mejorar el desempeño de negocios

v  NORMAS Y PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL:

La documentación del sistema de gestión de la calidad puede bien  relacionarse con las actividades totales de una organización o bien  con una parte de esas actividades, dependerá del tipo de organización, tamaño y otros factores.

Es importante que los requisitos y el contenido de la documentación del sistema de gestión de la calidad se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se pretenden satisfacer.

Los documentos de la planificación de la calidad pueden incluir la planificación administrativa y operativa, la preparación de la aplicación del sistema de la gestión de la calidad incluyendo la organización la programación y el enfoque por el cual los objetivos de la calidad han de ser logrados.

El sistema de gestión de la calidad considera a la organización como un subconjunto de procesos interrelacionados entre sí, frecuentemente los resultados de un proceso se transforman en elementos de entradas en otros procesos. La búsqueda de la eficacia en el funcionamiento de una organización se basa precisamente en identificar estos procesos y las interacciones entre ellos y adaptar la gestión documental a una serie de documentos que soporten esos procesos, subprocesos e interacciones entre ellos.

Cada organización debe desarrollar y gestionar la documentación necesaria que demuestre la eficacia y garantice los resultados de los diferentes procesos, identificando así cada grupo de documentación con las diferentes actividades.

Gestión de calidad: documentos necesarios.

La forma de organizar la documentación del sistema de gestión de calidad normalmente sigue a los procesos de la organización y en su caso a la estructura de la norma de calidad que se ha de cumplir, o bien responde a una combinación de ambas.

En cuanto al número de documentos del sistema de gestión de la calidad dependerá de distintos factores:

a.- El tamaño de la organización y el tipo de actividades.

b.- La complejidad de los procesos y sus interacciones.

c.- La competencia del personal.

La documentación mínima que todo sistema de gestión de la calidad debe desarrollar es la siguiente:

a) Política de la calidad y sus objetivos;

b) Manual de calidad;

c) Procedimientos documentados;

d) Instrucciones de trabajo;

e) Formularios;

f) Planes de calidad;

g) Especificaciones;

h) Documentos externos;

i) Registros.

La documentación del sistema de gestión de calidad puede estar en cualquier tipo de medio, ya sea en papel o en medios electrónicos. En la práctica realmente la gestión d

NORMA ISO/IEC  PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Esta ISO creada en el año 2000 en Otawa (Canadá), por la Organización Internacional de Normalización ISO, tomando como punto de partida la australiana AS 4390 Records Management de 1996, tiene como fin regular la gestión integral de documentos y sistemas archivísticos.

Trata las responsabilidades que una organización debe establecer en un sistema de gestión documental a través de una serie de directrices y a su vez nos indica la importancia de aspectos como:

• La organización debe responder del cumplimiento de las normas
• Los documentos hay que considerarlos como plena prueba
• El fin es optimizar el rendimiento de la organización.

La norma está dividida en 2 partes, una define los resultados a obtener y la otra la metodología que se ha de seguir respecto a los resultados necesarios, se regulan formatos, soportes (creados o recibidos), responsabilidades, procedimientos, sistemas de gestión y se ofrece una terminología relacionada con gestión documental, para que no haya dudas sobre su uso e interpretación.

En cuanto a la parte de la metodología se establece una metodología para la implementación de la norma en todas las organizaciones, de acuerdo a la reglamentación y legislación que se aplique a nivel nacional. También especifica factores y procesos a considerar e indica que instrumentos deben usarse en las operaciones de registro, en función a diversos aspectos.

Todo ello para proporcionar autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a la gestión documental, teniendo en cuenta la normativa del país y el tipo de empresa.

A su vez la norma ofrece algunas ventajas a las empresas que realicen su implantación, como:

• Ventajas y facilidades a la hora de adoptar otras Normas (ISO 9000) o en caso de haberlo hecho.
• Posibilidad de realizar estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores).
• Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la Norma

v  CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad

Clasificar implica identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión

  

PROCESO

Es el primer paso de conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa

Como proceso archivístico la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos q adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones

La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforma la institución

PASOS METODOLOGICOS

La clasificación se reconstruye como es y cómo funciona la entidad que ha producido  los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante es el vínculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad práctica, jurídica o administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamientos de la entidad que lo produjo.

IDENTIFICACION DE PRODUCTORES

Lo primero que debe abordarse es la identificación de las agrupaciones documentales fondos, secciones, subsecciones  a partir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas

Para la identificación de un fondo documental que corresponde a la totalidad de la documentación producida, recibida y conservada por una entidad es necesario recopilar la información sobre el origen y evolución del organismo productor teniendo en cuenta:

-fecha de creación

-fecha de supresión si es el caso

-disposiciones que han modificado l estructura de la identidad

-organismos que le han procedido en el desempeño de funciones análogas

-organismos que heredan competencias

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales

FONDOS ABIERTOS: documentación de entidades administrativamente vigentes

FONDOS CERRADOS: documentación de entidades suprimidas

FONDOS ACOMULADOS: documentación reunida por una entidad en el trascurso de su vida institucional sin criterio archivístico de organización y conservación

CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTA

El cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos. Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora. Cuando la estructura del organismo ha cambiado muchas veces no siempre es posible establecer el cuadro de clasificación para los documentos generados en administraciones pasadas con organigramas que ya no están en operación, por lo que es necesario estudiar la documentación y tratar de recrear las funciones para elaborar un cuadro de clasificación lo más apegado a la realidad, de no ser posible esto, se utilizará la estructura más reciente, adecuando a ella la producción documental anterior. El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series. El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza. La sección es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo. La serie es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico. v  SOPORTES DOCUMENTALES Es el medio en el cual se contiene la informacion este varia según los materiales y tecnologia que se emplea ademas de archivos en papel podemos encontrar archivos audivisuales, filmicos, informaticos,orales,sonoros entre otros Existe una gran variedad de formas en las cuales se puede almacenar informacion en los archivos personales es comun encontrar que la informacion este en varios formatos tanto tradicionales como de tecnologia avanzada Además de los papeles podemos encontrar archivos audiovisuales fílmicos informáticos; estos son: PROCEDIMIENTOS TEXTUALES: Manuscrito: tradicionalmente la forma de elaborar un documento era en papel y la información era ingresada a mano utilizando tinta. Mecanografiados: es la forma de elaborar un documento ya sea en una máquina de escribir o impresora láser. ELECTRONICOS EINFORMATICOS: Es un archivo pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales y gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa, el archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio o en una carpeta previamente asignada a la unidad de almacenamiento y se puede acceder a el cuándo sea necesario.   ICONOGRAFICOS: Son los documentos que aunque pueden contener información, escrita están en otro tipo de soporte diferentes al papel y están hechos para oírse, verse y manipularse; La iconografía estudia el origen de las imágenes y sus relaciones simbólicas. AUDIOVISUALES: Actualmente se utiliza una amplia gama de términos para describir los archivos audiovisuales a partir de sus soportes o materiales que alojan imágenes en movimiento y sonidos registrados, catalogados y conservados en los archivos del mismo, cada uno de estos soportes se definen según su material para  la conservación ya sean en discos, rollos de cinta fotográficas, etc. CADA UNO DE ESTOS SOPORTES SE DIFERENCIAN DE: Tipo: carácter que va más allá delo físico y externo ya que revela el contenido y su estructuración en el documento. Formato: es en función del soporte y de la forma de reunirse. Cantidad: número de unidades y el espacio que ocupan, volumen los legajos. Forma: la palabra que se usa, es la tradicional documental, es decir señala si se trata de un original o una copia y sus variantes.

v  ARCHIVO PERSONAL

Qué es el archivo personal?

• Es el conjunto  de documentos en diferentes soportes  producidos o recibidos por una persona en razón de las diferentes actividades desarrolladas  durante su vida.
   
• Se deben organizar en formas naturales y agrupadas por asuntos, siguiendo el orden en que se han producido y recibido para ser utilizados  como prueba y testimonio, garantía de derechos y expresión de sus deberes.  Si partimos de la base de que cada persona es un mundo  aparte en relación con los demás, aunque los archivos personales son diversos en su origen y contenidos, podemos organizarlos siguiendo unas orientaciones básicas 

Como miembros de la sociedad, nos desenvolvemos dentro de un determinado espacio realizando actividades diversas, dependiendo de nuestros gustos, aficiones o roles.

De cada una de esas actividades surgen documentos, o registros que son prueba de lo que hemos hecho, por ejemplo, un deportista tiene sus medallas, un estudiante su reporte de notas y su diploma, un empleado tendrá su copia del contrato.

Nuestros documentos nos muestran quienes somos, que hemos hecho y son necesarios en cualquier momento para probar un hecho. Muchas personas no tienen organizado su archivo, entonces se les dificulta encontrar sus documentos, este blog pretende dar pautas que se complementen con sus aportes y así poder crear una guía para organizar fácilmente sus archivos personales.

Cualquier persona puede tener organizada su información, los archivos personales no son solo los de personajes ilustres con vidas que están registradas en documentos y que son objeto de la historia o los institucionales que tienen que ver con la función de la empresa. Tener organizado nuestro archivo personal, puede ser una forma de organizar nuestra vida, nuestras actividades y mirar de manera retrospectiva lo que hemos sido.

v  ORDENACION DOCUMENTAL

La ordenación es la operación de unir un conjunto de documentos relacionando unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano.

Cada documento producido cuenta con características internas y externas, las primeras cuentan con elementos que permiten establecer un método de ordenación, puesto que cuentan con fecha de elaboración, en ocasiones con folio, asunto, nombre, área geográfica, etc.

La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado6. Sin embargo, la ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos, también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo).

Con este proceso archivístico se contribuye en primer lugar, a la organización administrativa merced a la organización documental y, en segundo lugar, al conocimiento histórico institucional. La ordenación bien hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinente ubicación de los documentos y a su rápida localización posterior; facilita la comprensión documental pues el arreglo físico es información contextual y, por último, al disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es debido, se facilitan el estudio y los análisis de contenido. Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente ensamblada o encajadas, para que funcione

 

Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite. Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial, recurrir a varias instancias e, incluso, recurrir a diferentes lugares. De todas maneras, los documentos se producen uno después de otro.

El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental. Merced a esta reflexión es posible la ordenación física de los documentos que componen los expedientes y las series.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anteriormente, para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie.

La amplia gama que ofrece la ordenación por medio de métodos, permite elegir el más conveniente de acuerdo a las necesidades de cada institución, de manera que podemos también combinar más de un método es el caso alfanumérico intercalando letras y números para dejar mayor referencia generando más de un punto de acceso.      

Estos son considerados de acuerdo a las características de los documentos y de ahí se determinan  “…los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de los números, o la combinación de ambos

ALFANUMERICOS NUMERICOS ALFABETICOS MIXTOS SIMPLES CRONOLOGICOS ONOMASTICOS TOPONIMICOS O GEOGRAFICOS TEMATICOS.

- Alfabético: Sus elementos son los nombres de personas, cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en ordenación onomástica, que corresponde a los nombres de personas, la ordenación toponímica que corresponde a los nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias.
- Cronológico: Los elementos que componen este método de ordenación son el año, mes y día del documento.
-  Numérico: Consiste en la asignación de números a los documentos, para colocarlos en el espacio físico correspondiente en forma sucesiva.

v  EXPEDIENTE

La tramitación de expedientes es un proceso propio y característico de la actividad burocrática de las Administraciones Públicas cuyo procedimiento debe ajustarse a un ciclo y a la consecución de unas tareas que están regidas por ley. Este proceso, se ha realizado de diferentes maneras a lo largo de las distintas épocas, pasando de la ralentizada tramitación manual a la mecanización y posterior automatización del mismo. En la actualidad, numerosos organismos de la Administración están modernizando y homogeneizando sus procesos en colaboración con Informática El Corte Inglés bajo el sistema denominado Ventanilla Única.

 Mientras tanto, la Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones, adapta este sistema a su especial casuística: la gestión documental de expedientes de tipo administrativo que, al igual que éstos, también están sujetos a la Ley del Procedimiento Administrativo Común.

Herramientas de gestión documental
Para gestionar todo el ciclo de tramitación de un documento, ARPA utiliza las tres herramientas citadas anteriormente. Inves Sicres, es el sistema de registro, donde queda constatada la entrada y salida de todos y cada uno de los documentos, especificando día y hora para garantizar el hecho de que un ciudadano se ha dirigido a la Comisión. Tener un registro de entrada y salida es una obligación para todas las Administraciones desde el punto de vista legal, e incluso, desde este verano, es obligatorio que este registro esté automatizado. En este registro además de identificarse el documento, se especifica quién es el destinatario, qué y quién lo solicita, etc. una vez completado el formulario, se escanea y se archiva la imagen en una base de datos, ya que a partir de entonces se va a trabajar sobre esta imagen y no sobre el original.
Un documento que entre en el registro puede iniciar o no un expediente pero, en el 95% de los casos lo generan, en este momento, cuando se da la orden de abrir un expediente cuando entra en juego Inves Flow, que inicia el ciclo del procedimiento definiendo cuál se va a seguir de entre los cien que existen en la C.M.T. Para entenderlo mejor, se puede decir que inveSFlow inicia el expediente, es decir, Inves Sicres conecta con Inves Flow y, éste, a su vez está relacionado con Inves Doc., que es la herramienta que gestiona toda la parte de documentación, quedando relacionados, de esta forma, las tres aplicaciones. Inves doc. es el repositorio documental en el que se registra toda la historia de toda la información asociada a cualquier expediente o a cualquier comunicación que haya habido entre la comisión y terceros, para poder recuperarla posteriormente.

“Utilizando este sistema para tramitar los documentos, estamos resolviendo los expedientes, en un 90% de los casos, por debajo del periodo que marca la ley; los expedientes que quedan fuera de plazo, al contrario, son poquísimos y cuando esto sucede, la razón no es la mecánica de trabajo sino la propia complejidad de los mismos”. Fundamentalmente lo que se ha conseguido con el sistema de Informática El Corte Inglés, continúa Alberto Recover, es una forma de t