DEPÓSITOS DE ARCHIVO 

-Condiciones estructurales

-Ubicación

-Estructura

-Distribución

-Instalaciones

-Condiciones de seguridad 

Aspecto fundamental  previo al diseño y construcción de instalaciones de  depósito  es  su 

ubicación dentro de la estructura de todo el edificio para archivos. Sin duda, es imprescindible que 

tengan comunicación con las áreas de laboratorio, talleres y salas de referencia. Esto garantizará el 

cumplimiento de uno de los propósitos básicos de un área de depósito, su funcionalidad.  Es decir, 

que exista disponibilidad pronta de las unidades que brindan atención inmediata a los documentos 

para su adecuada conservación y facilitación a  los usuarios. Salidas de emergencia cercanas al área de  depósitos son fundamentales para atender casos eventuales de evacuación del acervo documental y, desde luego, proteger la vida humana ante la ocurrencia de un incendio. 

Es necesario prever sistemas de  climatización  y deshumidificación o, en su defecto, recurrir a sistemas naturales de aireación y ventilación.  Ambas opciones son variables que no pueden dejarse de lado de previo a cualquier proyecto de diseño de un área de depósito.  Recuérdese: si se opta por un sistema de ventilación natural, determinándose la construcción de ventanas en los depósitos, es preciso que éstas no sean instaladas en su cara sur (para el hemisferio norte), o en su cara norte (para el hemisferio sur). 

Igual de importante es asegurarse que las tuberías o ductos que transportan agua u otros fluidos 

que pueden causar daños severos a los documentos, no sean instaladas encima de la estantería.  

Los instrumentos de extinción de fuego en depósitos documentales, deben disponerse  fuera  de 

ellos, nunca a su interior.    

La altura máxima recomendada para cada planta de depósito no debe ser mayor a los 2.70 metros, 

de los cuales 2.20 se reservarán para estantería y el resto para instalación de ductos de sistemas 

de aire acondicionado y de mecanismos electrónicos de detección y control de emergencias. 

Pero también, es necesario tener  visión para prever y, con base  en la masa documental que  se 

debe conservar, proyectar el volumen que se estará recibiendo por lo menos durante los siguientes 

20 o 25 años. 

-Ventilación

-Iluminación

-Seguridad mantenimiento 

-Estantería

-Mantenimiento

cualquiera  que sea el tipo de estructura adoptada para estas áreas, los pisos deberán ser hechos de concreto sólido  no porosos, que permitan su lavamiento y que prevengan la acumulación de polvo.

Estamos también refiriéndonos a pisos que provean suficiente resistencia mecánica, es decir sobrecargas de peso.  Para estanterías fijas,  un piso de concreto sólido  debe  soportar  750 kilogramos por metro cuadrado y cerca del doble para el caso de estantería móvil.

Las paredes de los depósitos deben ser una barrera para impedir el ingreso  de  humedad  y  el 

impacto del calor exterior.  A mayor espesor de las paredes que son impactadas por el sol, menor 

será la incidencia del calor y, por ende, de la humedad, a lo interno de los depósitos.  Esto es lo 

que los arquitectos denominan inercia térmica. Si se opta por pintar las paredes  internas,  se 

prefieren colores claros porque favorecen el aislamiento del calor y la humedad, además de que 

facilita la limpieza y la conservación del interior del depósito, de lo contrario, las paredes deben 

recubrirse o construirse con algún químico desinfectante de alto impacto (aldehído fórmico) para 

repeler o impedir la aparición de microorganismos por la influencia del calor y la humedad.

La selección de la estantería para el depósito depende de diversos factores, entre los cuales el más importante, en nuestro criterio, es el formato de la documentación que se pretende  archivar, junto con las unidades de conservación donde se guardarán los documentos.