SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anteriormente, para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos,toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie.

ALFANUMERICOS Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su aplicación no ha sido del todo adecuada, pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (de fondo o sección) y no a series documentales, igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenación a todas las series sin observar las características propias de cada una de ellas. Resulta, pues, incorrecto ordenar cronológicamente TODOS los documentos de un archivo o TODOS los documentos de una misma unidad administrativa, pues se corre el riesgo de perder no solo toda la clasificación sino, además, la secuencia del trámite original.

Sistemas de ordenación numéricos Ordinal Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.

ENERGIA ACUEDUCTO Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 00927824 Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 00927825 Cuenta Interna No. 0464306-4 Cuenta Interna No. 00927826.

Cronológico Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

2002, 02, 28

2002, 03, 01

2002, 03, 02

2002, 03, 03

Como se verá más adelante la ordenación cronológica es fundamental para ordenar el expediente (Véase El Expediente).

Sistemas de ordenación alfabéticos Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede ser:

Onomástico

La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.

En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:

ACOSTA LOPEZ, Andrés

CASCANTE PEREZ, José

CHAPARRO MEJIA, María

ECHEVERRI ARANGO, Pedro

LOPEZ GOMEZ, Javier

MARTINEZ, José

VILLAMIZAR ROJAS, Manuel

Toponímico (o alfabético-geográfico)

Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.

Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.

Amazonas

Arauca

Boyacá

Cauca

Cesar

Guajira

Putumayo

Valle del Cauca

Temático

Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Por ejemplo:

Estadísticas

Informes

Informes a organismos de control

Informes de gestión

Informes estadísticos

Ordenes de Pago

Sistemas de ordenación mixtos Alfanumérico:Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:

2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

2001 MONROY LOPEZ, Susana

2001 TORRES GODOY, Guillermo

También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios, como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de Alumnos.

ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS

Archivar implica almacenar o preservar información. Las organizaciones convierten documentos en papel a digital diariamente, para aumentar la vida útil de los mismos. Esto, junto con la inmensa cantidad de datos que se generan a través de las computadoras, hoy en día, significa que el archivo de documentos sólo crecerá en importancia. Si sabes cómo archivar documentos, puedes liberar espacio en tu equipo, para que éste maneje los documentos actuales de manera más eficiente.

       

Principios Fundamentales de Clasificación.

Los principios fundamentales en el proceso de archivar son:

-  Clasificar, ordenar y archivar.

-  Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.

-  Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado.

-Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.

-Foliación: La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prestamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).

De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundario (archivo central al archivo histórico).

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.

               

  

CARACTERISTICAS INTRINSECAS

Son también llamadas características internas que corresponden al peso, tamaño, forma, color y olor.
COLOR: los problemas de la selección de colores para los productos se relacionan con los de la selección de estilos los que implican, una expresión artística. El color se ha convertido en una forma muy significativa de competencia entre productos en el área de los bienes de consumo.
TAMAÑO: Independientemente de su forma la modificación del tamaño de un producto, exige un análisis más cuidadoso de factores tales como el tamaño de la familia, las tasas de consumo y los sitios de almacenamiento.

CARACTERISTICAS EXTRINSECAS
Son también llamadas características externas estas son:
CALIDAD O SEGURIDAD DE LOS PRODUCTOS: los fabricantes deben cumplir leyes específicas en cuanto a la seguridad y la calidad de los productos. La ley federal para alimentos, drogas y cosméticos protege a los consumidores contra los productos inseguros y adulterados.
PRECIO: es la expresión dineraria del valor del producto o servicio. Se dice que un producto debe tener calidad de concordancia, lo que significa que debe estar balanceada la transacción.
LA MARCA: Es un nombre, termino, signo, símbolo, diseño que pretende identificar los bienes o servicios de un vendedor y diferenciarlos de la competencia.

Instrucción Documental

La guía es un instrumento de descripción cuya finalidad es proporcionar información al usuario sobre la existencia y el emplazamiento de los archivos de las distintas instituciones y personas, y sobre el contenido global de sus secciones y series, junto con la indicación de los servicios de la institución que los administra.

Son listas de palabras en orden alfabético por medio de las cuales se accede al contenido de las series del fondo o colección documental y se elaboran una vez terminado el inventario o el catálogo, partiendo de los resúmenes (asunto) de los expedientes. Precisa los personajes, lugares, temas y fechas insertos en los documentos descritos en las fichas de inventario y catalográficas. Aunque pueden hacerse índices de temas y materias, de nombres o de lugares, es común el índice general en donde se incluyen todos los términos.

El índice está considerado un instrumento auxiliar para la localización inmediata de la información y todo instrumento de descripción deberá estar acompañado, ya sea de un índice general o bien de los necesarios por el tipo de descripción que se haya hecho.

El índice puede ser de dos tipos:
- el que reúne las voces citadas en el instrumento de control (inventario o catálogo).
- el que además de estas voces incluye otras consignadas en los documentos descritos.

El orden alfabético de las palabras debe estar acorde con el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española y presentarse a manera de listado, registrando los nombres o temas, seguidos del número de la ficha descriptiva o de la página donde se encuentren

Tablas de valoración documental

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD). FONDOS ACUMULADOS Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios. PROCESOS DE VALORACIÓN De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos del archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser, en un principio, la documentación que por su antigüedad supere los 30 años. VALORACIÓN DOCUMENTAL Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se analizarán desde una triple perspectiva: 1. La trascendencia como testimonio de la entidad. 2. La trascendencia de la actuación de la administración. 3. La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia. Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su Reglamento General de Archivos para Colombia, se define valoración documental como: “proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo”. Definición De Tablas De Valoración Documental Definidas por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. Objetivo El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias.

Preservación de documentos 

La preservación de los documentos, obras y espacios de valor histórico y cultural no ha sido una empresa en la que precisamente se destacaran nuestras autoridades. Por fortuna, y luego de muchos gestos de desidia, en algunas áreas gubernamentales se ha tomado conciencia de la necesidad de cuidar piezas cargadas de significación para nuestra sociedad.

Dos iniciativas recientes merecen destacarse. Por un lado, en la Biblioteca Nacional se ha creado la Fototeca "Benito Panuzzi", que aloja al tesoro fotográfico más importante del país. Por primera vez, las cerca de veinte mil fotos disponen de un lugar propio. Ya comenzó el proceso de digitalización de este material, lo cual facilitará su consulta por parte de los investigadores y del público. Por otro lado, el Archivo de la Cancillería ha sido trasladado a un edificio adecuado para conservar y consultar documentos de gran valor histórico. Hasta ahora, la posibilidad de acceder a este material era limitado y, con el traslado, también comenzó la digitalización de materiales que dan cuenta de la génesis de nuestras instituciones y de la historia de las relaciones de la Argentina con el mundo. Es de esperar, entonces, que se multipliquen las acciones destinadas a preservar nuestro patrimonio histórico y cultural. 

Conservación y reproducción de documentos

Al respecto es necesario señalar, en primer término, que con la expedición de los Decretos Legislativos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, adoptados como legislación permanente por la Ley 141 de 1961, se estableció un régimen general sobre conservación y reproducción de documentos, aplicable tanto a entidades públicas como a personas privadas, incluidas en ese ámbito de aplicación las instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado. Ese régimen se refiere a la microfilmación como medio técnico de conservación autorizado.